¿Qué es una auditoría?
Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados satisfacen las disposiciones preestablecidas y estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos.
Auditorías externas e internas
Auditorías externas
Son aquellas auditorías efectuadas por un organismo externo e independiente de la Compañía. Cuando se trate de una certificación, ha de referirse a la Administración, (en nuestro caso la Prefectura Naval Argentina), una Organización reconocida por la Administración (ver Res. A.739 (18) OMI) que actúe en su nombre o el Gobierno del País en que la Compañía haya elegido establecerse (cuando la Compañía no esté radicada en la Argentina o el buque enarbole tercera bandera).
Auditorías internas
Son aquellas auditorías programadas, efectuadas por el personal de la Compañía, que se encuentran reguladas por los procedimientos que componen el SGS (Sistema de Gestión de la Seguridad).
Clases de auditor
Primera parte (o Interna)
Son aquellas auditorias llevadas a cabo a cargo de la misma Compañía.
Segunda parte (o Externa)
Son aquellas auditorías llevadas a cabo por una organización en su propio beneficio. En algunos casos la Compañía es auditada por otra por motivos diversos, como por ejemplo: El de establecer un contrato de fletamento, aceptación de utilización de muelle, etc.
Una Compañía, por propia decisión o por definirse así en sus procedimientos, podrá requerir para sus auditorías internas la participación de un organismo externo a la Compañía, para mantener la independencia del sector que está siendo auditado, según lo requerido por el Código/Norma.
Tercera parte (o externa)
Son aquellas auditorías llevadas a cabo por la Administración, con el fin de certificar la Compañía y sus buques.
Tipos de auditorías
Examen preliminar
Es la revisión de documentos que se efectúa a todos los instrumentos que componen el SGS de una Compañía, que así lo haya solicitado, previamente y en las oficinas de la organización sometida a verificación.
El objetivo de esto es verificar que el “Manual de Gestión” de esa Compañía cumple los requisitos del Código o de la Norma, según corresponda, y que los documentos se ajustan a lo establecido en el manual presentado, sujeto a revisión.
No se debe dejar de lado que la lectura del manual sea clara y concisa, de fácil entendimiento, no solo para el auditor, sino para el personal que deba utilizarlo. El auditor analizará esta instancia teniendo especial atención a la capacidad de comprensión del personal que deba leerlo.
Si como resultado de este examen, el manual no cumple con lo prescrito en el Código o Norma, la auditoria inicial será aplazada hasta que la Compañía no haya implementado las medidas correctivas pertinentes.
Auditoría inicial (verificación inicial)
Es la auditoría que se efectúa a las oficinas de la Compañía donde se lleva a cabo la Gestión, y para el caso que tenga, sucursales, subsidiarias, etc., que estén involucradas en el SGS y tengan relación con la Seguridad y la prevención de la contaminación, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Gestión de la Seguridad, conjuntamente con los responsables y correspondientes funciones en el especificadas.
Una vez finalizada con resultado satisfactorio se podrá expedir el CPDC (Certificado Provisional Demostrativo de Cumplimiento), y se planificará la auditoría inicial al buque o buques.
Cuando el buque o buques operados por la Compañía hayan cumplido satisfactoriamente las auditorias se expedirán los correspondientes CPGS (Certificados Provisional de Gestion de la Seguridad).
Asimismo, copia del CPDC actualizada deberá conservarse a bordo de cada uno de los buques operados por la Compañía.
Los Certificados provisionales serán expedidos por un lapso no mayor a 180 días y podrán renovarse por otro lapso de tiempo homónimo si de la evidencia objetiva recogida durante la verificación de renovación surgen dudas sobre la correcta implantación de alguna de las cláusulas de la reglamentación aplicable
Auditoría de verificación anual (verificación periódica del DC)
Es la auditoría necesaria para mantener la validez del CDC (Certificado Demostrativo de Cumplimiento). El objetivo es evaluar la eficacia del SGS, si se ha modificado en cualquiera de sus aspectos, y que siga cumpliendo con las prescripciones del Código o Norma. Para aquellos casos que la Compañía cuente con otras dependencias, y que no se pudieron evaluar en la auditoria inicial se deberán verificar, en la medida que sea posible en esta oportunidad.
El plazo para efectuar esta verificación periódica será entre tres meses antes y tres meses después de la fecha aniversario.
En este caso las medidas correctivas que se hubieran generado, deberán cumplirse en un plazo no superior a los tres meses, con el fin de cumplir con las fechas preestablecidas.
Auditoría intermedia (verificación intermedia del CGS)
Es la auditoría que tiene lugar entre el segundo y tercer vencimiento anual, y se efectúa con el fin de verificar a bordo que el SGS continúa funcionando eficazmente y que cualquier modificación cumple con lo prescripto en el Código o Norma.
Auditoría adicional (verificación adicional)
Es la auditoría que se debe realizar por alguna razón en particular cuando, del desarrollo de la Auditoria que se trate, surjan dudas sobre la aplicación y cumplimiento efectivo de la reglamentación aplicable y de los propios procedimientos establecidos en el MGS. Asimismo, se podrá efectuar una verificación adicional cuando se vea afectada la Seguridad y la prevención de la contaminación, como consecuencia de incidentes, o de acuerdo al resultado de la auditoria anual, seguimiento, modificaciones al SGS, etc.
Auditoría de renovación (verificación de renovación)
Es la que se efectúa antes de caducar la validez del DC o del CGS. El alcance de esta verificación será de todos los documentos, elementos que involucren el SGS de la Compañía, y todas las actividades en el descriptas y que estén comprendidas en el Código o Norma.
Se podrá iniciar la auditoria de renovación con tres meses de anterioridad a la fecha de vencimiento de los correspondientes certificados.
Auditoría de seguimiento
Cuando como resultado de una auditoría se debe implementar una medida correctiva, ésta da lugar a las auditorías de seguimiento, y básicamente es verificar que la medida correctiva es eficaz y se ajusta a lo prescripto en el Código/ Norma y el manual. Se tendrá en cuenta lo siguiente:
- El Manual de Gestión de la Seguridad y los procedimientos involucrados en la modificación.
- Reglas, códigos, directrices e instrucciones que puedan aplicarse.
- Incumplimiento u observación detectada en la última auditoría y cualquier listado de control pertinente.
- Registro de análisis de las medidas correctivas implementadas y su eficacia.
- El análisis del Manual de Gestión y sus procedimientos, es en esta etapa, una revisión en general y no con profundidad, está destinado a verificar si está de acuerdo con los requerimientos del Código/Norma y a la preparación del listado de control (preparación de la auditoría).
En esta etapa el auditor debe buscar la evidencia que demuestre que la P.D. se ha involucrado en la modificación y el seguimiento, verificando la eficacia del sistema.
No obstante el auditor debe hacer una nueva revisión con el fin de garantizar el entendimiento de los requerimientos y poder así identificar los cambios.
Auditorías de gestión de la seguridad
Todos los tipos de auditorías antes descriptos, son considerados auditorías de Gestión de la Seguridad, y deben efectuarse sobre la base de un mismo principio, el de verificar que se cumplan los requerimientos prescritos en el Código o Norma y que el SGS sea eficaz, aunque su alcance sea diferente.
Pasos a seguir
- Solicitud de la auditoría
La Compañía deberá presentar la solicitud ante la División Control de Gestión de la Prefectura para que se expida el DC y CGS correspondiente a su nombre y definiendo los mismos y a qué tipo de buque estará orientado. Presentará todos los documentos con la antelación que corresponda para cada caso en particular.
La Prefectura nombrará a un auditor principal y el equipo de auditores. - Revisión de documentos
Según lo definido en Tipos de auditorías. - Preparación de la auditoría
El auditor principal se pondrá en contacto con la Compañía y elaborará el plan para desarrollar la misma (de corresponder).
Para preparar el plan tendrá en cuenta los siguientes detalles:
- Cantidad de trabajo y tiempo requerido, que dependerá del tamaño y de la ubicación de la Compañía, si tiene dependencias, sucursales, etc., cantidad, tipo, dimensión, del buque o buques, puerto donde se realizará la auditoria.
- Equipo de auditores, teniendo en cuenta la cantidad de acuerdo a las dimensiones de Compañía/buque y tipo de buque. (Habilidad, conocimientos especializados, desarrollo profesional, virtud de trabajo en equipo, aceptación por el auditado, idioma del personal a auditar).
- Lugares donde se deberán realizar las auditorías, con el fin de coordinar el medio de transporte, alojamiento, etc.
- Fechas y horarios.
- Reunión con el equipo auditor, con el fin de informar el alcance de la auditoría, objetivo, tipo de documento solicitado, método, etc.
- Listado de verificación (Check list).. - Realización de la auditoría
- Reunión de apertura.
Para dar inicio a cualquier auditoría se debe realizar una “Reunión de Apertura”, en la que participarán: el presidente de la Compañía (máxima autoridad), los gerentes de las áreas a ser auditadas, la/s persona/s designada/s, y los guías.
Está destinada a que los auditados conozcan a sus auditores y aclarar cualquier duda que pueda presentarse.
La reunión es dirigida por el auditor principal detallando lo siguiente:- Dará una explicación del objetivo y el alcance de la auditoría.
- Presentará al equipo auditor, con un breve curriculum de la actuación personal y grupal.
- Que es el Código/ Norma, y los beneficios que trae la aplicación de los mismos, no solo para la Compañía, la autoridad de aplicación sino para la comunidad en general.
- Los niveles de incumplimiento como serán evaluados y bajo que parámetros.
- Explicar que la auditoría se hará basándose en un muestreo y que pueden haber otras observaciones en el sistema, pero que puede no se detecten en esta oportunidad.
- Una revisión del programa, por si acaso deba efectuarse algún cambio de horarios o debido a las ocupaciones de las personas, coordinando la reunión final, informando lo que ocurrirá en ese momento.
- Confirmar quienes son los guías para cada auditor.
- Asegurar con el fin de dar confianza el grado de confidencialidad.
- Dar la oportunidad a que se efectúen preguntas de cualquier tipo.
- Reunión de cierre.
Está destinada a que el auditor principal pueda informar en una forma sencilla y breve los resultados de la auditoría.
La reunión es dirigida por él detallando lo siguiente:**- Agradecer a los auditados la asistencia y cooperación.
- Volver a presentar al equipo auditor por si se ha sumado una nueva persona.
- Volver a explicar que la auditoría ha sido sólo un muestreo y que podrían existir otras observaciones en el sistema que no se han podido detectar en esta oportunidad.
- Solicitar que cualquier pregunta se efectúe una vez informado de todas observaciones.
- Volver a explicar los niveles de incumplimiento bajo que parámetros se han tomado y que ya se habían aclarado en la reunión de apertura.
- Presentara las observaciones e incumplimientos.
- Acordar las fechas para el seguimiento de las medidas correctivas.
- Dar lugar para responder todas las preguntas que puedan plantearse.
- Firmar la notificación de las observaciones e incumplimientos.
- Concluir la reunión.
- Reunión de apertura.
Niveles de incumplimiento
Incumplimiento grave
Es la discrepancia que constituye una amenaza grave para el personal o la Seguridad del buque o entraña un riesgo grave para el medio ambiente y que exige medidas correctivas inmediatas. La ausencia de aplicación efectiva y sistemática de una prescripción del Código IGS también significa incumplimiento grave.
Incumplimiento
Es una situación en la que hay pruebas objetivas que no se ha cumplido una determinada prescripción o procedimiento.
Observación
Es la exposición de un hecho formulado durante una auditoría donde se puede dudar de la eficacia del procedimiento o del hecho en sí.
Los incumplimientos antes citados deben ser producto de una “Evidencia Objetiva”, y no por presunción del hecho en sí.
Evidencia objetiva
Son las informaciones obtenidas de los registros o exposiciones de hechos relativos a la Seguridad o prevención de la contaminación, basados en observaciones, medidas o ensayos que puedan verificarse.