La preservación de la documentación es una de las tareas más importantes de los Archivos históricos, ya que la misión fundamental de los mismos es lograr que aquellos documentos que fueron producidos por personas o oficinas, públicas o privadas para resolver cuestiones inmediatas, pervivan a lo largo de décadas o siglos, y se conviertan en documentos de guarda permanente. Por eso, a la hora de preservar documentos, es necesario tener en cuenta algunas cuestiones.

Mejor prevenir que curar

Para preservar la documentación en el largo plazo es fundamental la conservación preventiva. Esto significa no actuar sobre el daño consumado, sino sobre las condiciones y los elementos que lo pueden provocar.

Hay que tener presente que la información que se pierde por la destrucción de la documentación no se recupera con la restauración.

Las condiciones ambientales de almacenamiento

Monitorear los parámetros de temperatura y humedad dentro de los depósitos es una de las tareas imprescindibles.

El impacto de las condiciones climáticas inadecuadas se observan en el largo plazo, afectando el comportamiento físico de los materiales que componen los soportes. Por ejemplo la fibra de papel se dilata o se contrae, generando deformaciones.

Además de alcanzar los valores recomendados, resulta conveniente que los mismos sean constantes, lo que se puede lograr con sistema de aires acondicionados y deshumidificadores.

Limpieza y control de plagas

Eliminar la suciedad acumulada con pinceletas, corregir los pliegues de los documentos con dobladeras, retirar los objetos metálicos que puedan generar oxidación y manchas, son algunas de las tareas necesarias para facilitar no solo la conservación sino también
el acceso y la digitalización de los documentos.

También es necesario estudiar cuales son las plagas en general que pueden atacar nuestro acervo, y analizar que productos resultan más eficientes para erradicarlas, sin poner en riesgo nuestra salud y la integridad física de los documentos.

La importancia de los contenedores

Cómo guardar los documentos siempre es un punto a considerar. En el pasado la documentación se guardaba atada entre tapas de madera o cartón. Incluso en cajas de madera o metálicas. En ocasiones incluso se utilizan bolsas o folios. Pero estos contenedores en general dañaban más que protegían su contenido.

Es recomendable utilizar contenedores que fueron producidos para preservar documentos, y que por lo tanto, tienen características especiales, como los fabricados con cartón libre de ácido o las cajas de polipropileno.