El lunes 18 de enero se realizó la apertura del Concurso Público 0005/2020, el proceso de licitación para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Sistema de Gestión Documental Digital (ex GDE -Gestión Documental Electrónica-), el sistema integrado de caratulación, numeración única, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes de todo el Sector Público Nacional, que permite la tramitación digital completa de expedientes electrónicos y es administrado por la Subsecretaría de Innovación Administrativa de la Secretaría de Innovación Pública, dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación.

A fin de garantizar la pluralidad y transparencia del proceso, se invitaron a 667 empresas a través del sistema COMPR.AR en pie de igualdad y libre concurrencia, 9 proveedores realizaron un total de 94 consultas, 12 descargaron las bases y condiciones del proceso para su estudio y posterior presentación de ofertas. La apertura de los pliegos, realizada a las 13 horas del 18 de enero de 2021, dio cuenta de la presentación de 4 ofertas, que inician su proceso de evaluación.

En contraposición, la contratación precedente iniciada durante la gestión anterior se había tramitado el procedimiento de selección para la contratación del “Servicio de soporte y mantenimiento del software de gestión documental electrónica (GDE) e integración con otros sistemas” (Expediente Electrónico N° 2019-09478790-APN-SSCAMM#JGM) bajo normativa del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento y fueron invitados a participar 7 proveedores: Everis Argentina SA, Cardinal Systems, Unitech SA, MOST SA, Datastar Argentina SA, Izertis SA y C&S Informática SA, de los cuales únicamente presentó oferta Everis Argentina SA, quien resultó adjudicataria mediante Resolución N° 1330, de fecha 25 de julio de 2019.

El proceso actual tuvo inicio el 28 de diciembre de 2020, con fecha de finalización prevista para el 12/01/2021 pero debido al caudal de consultas se extendió el plazo hasta las 13 horas del día de la fecha. Durante este período, la Subsecretaría de Innovación Administrativa respondió 94 preguntas por escrito realizadas por TN GROUP S.A., SINERGIA CONSULTORES S.R.L, UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA NACIONAL, Business Commercial Management S.R.L., Epidata S.A., Universidad Nacional de Tres de Febrero, PROGUIDE S.R.L., UNITECH S.A. y STEFANINI. También se publicó la invitación a una Visita Técnica pública, meramente informativa, no obligatoria y no vinculante, a la que concurrieron las empresas PROGUIDE S.R.L., UNITECH S.A. y STEFANINI y tuvo lugar el 11 de enero de 2021 a las 11hs en las oficinas de la SSIA. Cabe destacar que los servicios de soporte y mantenimiento evolutivo no habilitan el control de la infraestructura productiva, la que permanece totalmente a cargo del Estado.

Un camino hacia la soberanía

Apenas comenzada la gestión actual se inició la auditoría del sistema de gestión documental debido al alto nivel de problemas reportados por distintas áreas del Estado nacional. El relevamiento, impulsado por la Secretaría de Innovación Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación, estuvo a cargo de un equipo interdisciplinario integrado por investigadores del Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET), de Universidades Nacionales, de la Fundación Sadosky y consultores privados.

En el informe arrojó que la plataforma es un “sistema complejo, de misión crítica, donde el Estado nacional no tiene control operativo”; que existe “sub-dimensionamiento del área técnica” y una “excesiva dependencia” de consultoras que desarrollan y mantienen el ecosistema; falta de mitigación definitiva de las fallas documentadas e “inexistencia de pruebas de calidad de desarrollo y funcionales”. A similares conclusiones había llegado la Auditoría General de la Nación cuando, a mediados del 2019, se advirtió que el 97% de los usuarios del sistema encuestados habían informado que la indisponibilidad de GDE era frecuente o muy frecuente y que en horarios centrales acusaba bajo desempeño.

Desde fines de 2019, la Subsecretaría de Innovación Administrativa de la Secretaría de Innovación Pública trabajó sobre la arquitectura del software y robustecimiento del servicio, que hasta 2019 no contaba con estructuras y respuestas de contingencia. Para ello, se conformó un equipo interdisciplinario constituido por profesionales de arquitectura de software y profesionales de gestión de proyectos; y se logró aumentar 150% los organismos públicos digitalizados en todo el país, implementar 21 actualizaciones de software, producir más de 1800 nuevos casos de prueba documentados, 62 soluciones a errores e inconsistencias y 46 mejoras evolutivas entre nuevas funcionalidades y ajustes tendientes a mejorar la experiencia de las personas usuarias.

Para realizar estas mejoras se siguieron los ejes de la soberanía, la eficiencia, la seguridad de la información, los desarrollos evolutivos y la estandarización de la gestión de los proyectos como objetivos finales.
La soberanía refiere a tomar el control de los sistemas, diseño integral de las soluciones informáticas, conservación del código fuente y dominio sobre las diversas tecnologías y herramientas empleadas para el desarrollo y la puesta en marcha de los sistemas, mientras que la eficiencia es hacer del Sistema de Gestión Documental Digital un servicio acorde a las exigencias del ecosistema y la experiencia de usuario, la performance de los sistemas, la prevención de los fallos y la respuesta ante ellos con un SLA que se ajuste a los estándares del mercado.
Asimismo, para proteger las infraestructuras críticas es imprescindible trabajar en pos de la seguridad de la información y deben considerarse en sus múltiples dimensiones: seguridad de datos y de aplicaciones, de roles y accesos, de procesos e interfaces, así como la identificación y corrección de vulnerabilidades.

En tanto, el desarrollo evolutivo permite satisfacer las nuevas demandas dentro del ecosistema de Gestión Documental Digital, que entre otras cosas facilita la incorporación de nuevas tecnologías y la interconexión con otros sistemas y/o dependencias. La estandarización de la gestión de proyectos está vinculada con la definición de estándares de gestión y documentación, fomentar las metodologías de gestión y facilitar la comunicación entre proyectos.

Así es como la Subsecretaría de Innovación Administrativa avanzó en un esquema mixto que reúne por un lado, a un nuevo contrato de soporte preventivo, correctivo y evolutivo del ecosistema por 12 meses que contempla un SLA en apego a los estándares TL9000 ajustado a los tiempos de respuestas y restauración acorde al servicio que deben recibir los usuarios y los organismos de la APN (atado a un régimen de penalidades por incumplimiento del SLA), un servicio de operación asistida en las oficinas de la SSIA y aprobación de los entregables evolutivos bajo protocolos de aceptación parcial y provisoria sobre los ambientes bajos (Desarrollo, Testing y Homologación) implementados todos en infraestructura propia; y por otro, a un convenio de colaboración con la Universidad de San Martín (UNSAM), que tiene por objeto el acompañamiento en las actividades de transferencia de conocimiento con el actual proveedor, análisis y definiciones de procedimientos que involucran actividades de prueba de calidad (Testing) y futuros desarrollos de software.