Bs. As., 9/2/2004

VISTO el Expediente N° 024-99-80686877-5-790 del Registro de esta ADMINISTRACION NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL, la Resolución DE.-A N° 1129 de fecha 9 de noviembre de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que por el expediente citado en el VISTO, tramita la determinación de plazos de guarda y conservación de numerosa documentación depositada en los archivos correspondiente a la tramitación de prestaciones activas otorgadas por esta ADMINISTRACION NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL (ANSES).

Que, el Artículo 1° de la Ley N° 21.099 faculta a los Organismos Nacionales de Previsión Social, actualmente absorbidos por esta Administración, a microfilmar toda la documentación cuya conservación resulte necesaria, como así también para disponer la eliminación de toda la documentación cuya conservación considere innecesaria sin previo proceso de microfilmación.

Que en virtud de ello, y atendiendo a la magnitud de las prestaciones administradas, la Comisión de Selección y Desafectación Documental creada por Resolución D.E.-A. N° 582 de fecha 27 de Junio de 2000, evaluó las series documentales correspondientes a la archivalía de prestaciones activas que otorga esta Administración, con la finalidad de determinar la necesidad de conservar o no cada una de ellas.

Que, como consecuencia de la evaluación citada en el párrafo anterior, la Comisión mencionada clasificó a la documentación de la siguiente manera: A) documentación relativa a la persona y su grupo familiar, B) documentación facilitativa relativa al trámite de prestaciones activas y C) documentación sustantiva de guarda permanente.

Que, la documentación relativa a la persona y su grupo familiar requiere su conservación necesaria en la organización hasta la fehaciente constatación del fallecimiento del titular como respaldo de los datos incorporados a la Administración de Base de Personas, y con la finalidad de evitar la reiteración del pedido de este tipo de documentación para la tramitación de las distintas prestaciones activas.

Que a partir del fallecimiento del titular dicha documentación relativa al mismo y a su grupo familiar quedará sujeta a los plazos de guarda vigentes.

Que, la documentación facilitativa relativa a la tramitación de las distintas prestaciones activas, es de guarda transitoria y sujeta a los plazos de guarda que determine la Comisión de Selección y Desafectación Documental.

Que ese tipo de documentación, resulta de conservación innecesaria por formar parte de trámites de prestaciones y servicios que se otorgan por única vez o se encuentran sujetos a fecha de vencimiento, por lo que corresponde establecer un plazo de guarda máximo desde la fecha de su otorgamiento o fecha de vencimiento, y en caso de existir ambas, desde ésta última.

Que la documentación sustantiva de guarda permanente, es aquella que se genera en cumplimiento de los objetivos que persigue el organismo y su conservación resulta necesaria para la Organización.

Que, en este último grupo, se incluyen las actas, resoluciones y comprobantes de otorgamiento o denegatorias de prestaciones activas, sujetas a los plazos de guarda establecidos por la Ley N° 15.930, la Ley N° 21.099 y sus normas reglamentarias, complementarias y concordantes.

Que, en esta inteligencia, se hace necesario disponer los plazos máximos de guarda de documentación que esta Organización deberá conservar en sus respectivos depósitos.

Que, en forma concluyente, las áreas responsables de la tramitación de las prestaciones y servicios de activos han manifestado su conformidad con los plazos máximos de guarda de las distintas series documentales estipulados por la Comisión de Selección y Desafectación Documental.

Que, además, los espacios destinados para archivo en los edificios de esta ADMINISTRACION NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL resultan costosos e insuficientes, situación que se agrava ante la institución de nuevas prestaciones y servicios que apareja la inclusión de nuevas series documentales, lo que hace pertinente el dictado de una norma de estas características.

Que, si bien es necesario conservar aquellos documentos que realmente tienen valor, también es indispensable determinar el tiempo de su mantenimiento teniendo en cuenta las normas legales vigentes en concordancia con el carácter del trámite respectivo.

Que los plazos de guarda correspondientes a los expedientes de prestaciones previsionales se contemplan a través de la pérdida del valor primario una vez cumplidos los plazos prescriptos por la ley 15.930.

Que sin perjuicio de que las series instrumentales principales de prestaciones y servicios activos no se destruyen, esta información también se encuentra registrada en el SISTEMA UNICO DE LA SEGURIDAD SOCIAL —BASE UNICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL y los subsistemas complementarios aprobados por Resolución D.E. N -N° 414/99 y concordantes—.

Que dicha base de datos es considerada como única fuente de información de los procesos claves de ANSES, estipulándose que los datos allí incorporados contemplan relación con la fuente de información que le da origen.

Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos ha tomado la intervención de su competencia, no encontrando objeción al respecto.

Que, en consecuencia, procede dictar el acto administrativo pertinente.

Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por el Artículo 1° de la Ley N° 21.099, por el Artículo 36 de la Ley N° 24.241, por el Artículo 3° del Decreto N° 2741/91 y por el Decreto N° 106/03.

Por ello,

EL DIRECTOR EJECUTIVO

RESUELVE:

ARTICULO 1° — Dispónese la conservación necesaria hasta el fallecimiento del titular, en el Archivo Central de la ADMINISTRACION NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL, de la documentación relativa a la persona y su grupo familiar encuadrada en alguna de las series documentales detalladas en el ANEXO I.

A partir de la fecha de fallecimiento del titular esta documentación quedará sujeta a los plazos de guarda vigentes.

ARTICULO 2° — Dispónese la conservación necesaria de la documentación facilitativa relativa a las prestaciones y servicios de activos, encuadrada en alguna de las series documentales detalladas en el ANEXO II, por el plazo máximo de UN (1) año contado desde la fecha de otorgamiento o desde la fecha de vencimiento de la prestación o servicio solicitado, y en caso de existir ambas, desde ésta última.

Para la documentación facilitativa relativa al trámite de percepciones indebidas por desempleo, el plazo de guarda anual comenzará a computarse a partir de la fecha en que se canceló totalmente la obligación.

Para la documentación facilitativa relativa al trámite de traspasos especiales de activos, el plazo de guarda anual comenzará a computarse a partir de la fecha de finalización de dicho trámite.

ARTICULO 3° — Dispónese la conservación necesaria de la documentación sustantiva que emite este Organismo, encuadrada en alguna de las series documentales detalladas en el ANEXO III, que se sujetará a las normas de guarda permanente dispuestas por la Ley N° 15.930, sus reglamentarias, complementarias y concordantes.

ARTICULO 4° — Determínase que toda la documentación comprendida en los artículos 1° y 2° de la presente, cumplidos los plazos de guarda estipulados, será considerada de conservación innecesaria para esta ADMINISTRACION NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL y se sujetará a los procedimientos de eliminación documental establecidos en la Resolución D.E.-A. N° 1129 de fecha 9 de noviembre de 2001.

ARTICULO 5° — Regístrese, comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional de Registro Oficial y archívese. — SERGIO T. MASSA, Director Ejecutivo.

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NOTA: Esta Resolución se publica sin Anexos. La documentación no publicada puede ser consultada en la Sede Central de esta Dirección Nacional (Suipacha 767, Ciudad Autónoma de Buenos Aires) y en www.boletinoficial.gov.ar

e. 5/3 N° 440.416 v. 5/3/2004