Ministerio de Seguridad
ADMINISTRACION FINANCIERA Y DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
Resolución 127/2013
Apruébase el Reglamento para la Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos en el marco de Convenios Bilaterales a suscribirse con las Provincias, Municipios y/u otros Entes. Formularios.
Bs. As., 27/8/2013
VISTO el expediente Nº 22037/2013 del Registro del MINISTERIO DE SEGURIDAD, la Ley Nº 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, los Decretos Nros. 892 de fecha 11 de diciembre de 1995, 225 de fecha 13 de marzo de 2007, 1344 de fecha 4 de octubre de 2007, y
CONSIDERANDO:
Que a través del Decreto Nº 892/95, se diseñó un mecanismo tendiente a garantizar un sistema de relaciones financieras entre las distintas jurisdicciones y entidades dependientes del PODER EJECUTIVO NACIONAL y los Estados Provinciales, para el uso eficiente de los recursos asignados al cumplimiento de programas o acciones de carácter social, sobre la base de cuentas separadas, intangibilidad de fondos específicos y apertura de cuentas corrientes en el BANCO DE LA NACION ARGENTINA.
Que las máximas autoridades de las jurisdicciones y entidades dependientes del PODER EJECUTIVO NACIONAL, al que hace referencia el artículo 1° del mentado decreto, tendrán las facultades de interrumpir y/o retener en forma automática la transferencia de fondos en la medida en que se constate alguno de los supuestos contenidos en su Artículo 2°.
Que el Artículo 1° del Decreto Nº 225/07 dispuso que cada jurisdicción o entidad dependiente del PODER EJECUTIVO NACIONAL, cuyos presupuestos incluyan créditos en los Incisos 5 - Transferencias - Transferencias a Gobiernos Provinciales y/o Municipales, sean para financiar gastos corrientes o de capital, y 6 - Activos Financieros -, destinados a la atención de programas o acciones de carácter social, que se ejecuten en el marco de convenios bilaterales que prevean la obligación de rendir cuentas, a suscribirse con las Provincias y/o Municipios, dictará un reglamento que regule la rendición de los fondos presupuestarios transferidos, al que deberán ajustarse dichos acuerdos.
Que, la presentación de las rendiciones de cuentas correspondientes, además de obedecer a un imperativo legal, deviene necesaria a fin de verificar el destino, intangibilidad y eficiencia en el uso de los fondos públicos.
Que asimismo el último párrafo del Artículo 1° del Decreto Nº 225/07 establece que el reglamento de rendición de cuentas que se dicte en cada jurisdicción y/o entidad competente se incorporará como Anexo de los convenios bilaterales que se suscriba con las Provincias y/o Municipios.
Que el servicio permanente de asesoramiento jurídico de la jurisdicción ha tomado la intervención que le corresponde.
Que la presente medida se dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley de Ministerios (T.O. Decreto Nº 438/92) y sus modificaciones y por el artículo 1° del Decreto Nº 225/07.
Por ello,
EL MINISTRO DE SEGURIDAD
RESUELVE:
Artículo 1° — Apruébase el Reglamento para la Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos en el marco de Convenios Bilaterales a suscribirse con las Provincias, Municipios y/u otros Entes, que como Anexo I forma parte integrante del presente acto.
Art. 2° — Apruébanse los formularios de rendición de cuentas denominados “Declaración Jurada sobre Aplicación de Fondos” y “Documentación Respaldatoria de la Inversión de Fondos” que, como Anexo II forman parte de la presente resolución.
Art. 3° — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Arturo A. Puricelli.
REGLAMENTO DE RENDICION DE FONDOS PRESUPUESTARIOS TRANSFERIDOS EN EL MARCO DE ACUERDOS BILATERALES CON PROVINCIAS, MUNICIPIOS Y/U OTROS ENTES.
Marco Regulatorio y Objetivo de la Rendición de Fondos:
El presente reglamento deberá ser observado por la totalidad de las dependencias del MINISTERIO DE SEGURIDAD que ejecuten créditos del Inciso 5 - Transferencias, en virtud de convenios y/o acuerdos con las Provincias, Municipios y/u otros Entes, como así también por los beneficiarios de dichas transferencias.
La rendición de cuentas documentada de la utilización de los fondos transferidos por los convenios y su control, serán efectuados con arreglo al marco regulatorio de la Ley Nº 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público y sus normas reglamentarias sobre la materia.
DEFINICIONES
A los efectos del presente reglamento, se entiende por:
• Responsable de la rendición: aquellos que estén individualizados en el respectivo convenio a tales efectos.
• Rendición de cuentas: La presentación de toda documentación que permita acreditar y demostrar que los fondos públicos transferidos o gastados en el marco de las políticas públicas en materia de seguridad han sido afectados al objeto para el que fueran autorizados, de modo eficiente y en un todo de acuerdo con todas y cada una de las normas que rigen la materia.
• Beneficiario o receptor de fondos: Organos o dependencias del estado provincial, municipal y/u de otros entes a quien se le transfieren los fondos para el desarrollo de determinada acción, actividad, plan o programa en materia de seguridad, previamente acordado con el Ministerio de Seguridad de la Nación. Tales acciones, actividades, planes y programas deberán desarrollarse en un todo de conformidad con las normas vigentes en cada jurisdicción y de acuerdo a los plazos y demás requisitos que fueran acordados entre las partes intervinientes.
• Unidad organizativa: La Dependencia del Ministerio de Seguridad de la Nación que impulsa la transferencia de recursos a determinado beneficiario específico del estado provincial, municipal y/u de otros entes para la realización de acciones, actividades, planes y programas de seguridad estableciendo las razones de oportunidad, mérito o conveniencia que lo fundamentan.
• Informe técnico Preliminar: Documento que dará cuenta que el uso y aplicación de los fondos se corresponde con el destino fijado en el acto administrativo que da origen a la transferencia. El mismo debe ser elaborado por el beneficiario de los fondos o por el máximo organismo de control de la jurisdicción beneficiaria de los fondos y conformado por el beneficiario, como así también deberá contener adjunta toda la documentación que permita justificar el uso y destino de los fondos. Asimismo integrará el informe técnico final elaborado por la Unidad Organizativa.
• Informe técnico Final: Documento elaborado por la Unidad Organizativa que dará cuenta de que los fondos han sido aplicados correctamente al destino preestablecido en el acto administrativo que aprueba la transferencia. Dicho informe deberá contener el informe técnico preliminar y toda la documentación adjunta que permita dar cuenta del correcto uso de los fondos. Asimismo deberá contener un análisis razonado y objetivo que permita concluir la correcta y eficiente aplicación de los fondos.
• Unidad Operativa: Encargada de la recepción de los requerimientos, informes y toda documentación enviada por los beneficiarios de los fondos y su retransmisión a las distintas dependencias del Ministerio de Seguridad, en el marco de sus competencias específicas, a efectos de requerir su intervención técnica para la elaboración y consolidación de los planes y programas e informes técnicos a que dé lugar la transferencia de fondos.
• Comisión de rendición de Cuentas: Será la instancia encargada de realizar la aprobación de la rendición de cuentas. Dicha comisión deberá ser creada por resolución Ministerial al efecto.
INTERVENCIONES TECNICAS
El proceso de aprobación de rendición de cuentas enviada por el Beneficiario implicará la intervención de las siguientes áreas técnicas del Ministerio de Seguridad de la Nación:
• Unidad Organizativa: Deberá elaborar el informe técnico Final que dé cuenta del correcto uso y aplicación de los fondos de acuerdo con el destino que estableciera el acto administrativo por el que se asignaron recursos y la normativa legal vigente en la materia.
• Comisión de Rendición de Cuentas: A partir de dicho informe técnico final realizará la aprobación de la rendición de acuerdo a lo establecido en el presente reglamento, así como la registración del estado de las rendiciones. En los casos que determinen las autoridades, deberá efectuar las auditorias y controles muestrales que se consideren oportunos.
INTERVENCION DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA
• En caso de que la rendición fuera aprobada totalmente en esta instancia, se enviará el informe técnico final a la Unidad Operativa a efectos de que esta última remita la información a la comisión de rendición de cuentas para que se expida en el plazo que la Unidad Operativa fijara al efecto.
• En caso de que la rendición de cuentas resulte observada en su totalidad, la Unidad Organizativa comunicará tal situación a la Unidad operativa a fines de que curse las notificaciones correspondientes al beneficiario con las observaciones efectuadas e indicando el plazo de respuesta y cursando en forma concomitante copia de tal notificación a la comisión de rendición de cuentas y demás áreas competentes.
• En caso de que la rendición de cuentas se apruebe parcialmente, la Unidad Organizativa deberá desdoblar la rendición detallando los fondos cuyo uso y aplicación fueran aprobados y aquellos considerados no aprobados, y comunicar tal situación mediante un informe remitido a la Unidad Operativa para que esta última notifique tal situación al beneficiario. Posteriormente la Unidad Operativa deberá remitir el informe por la parte aprobada a la comisión de rendición de cuentas y demás áreas competentes. Sobre la parte no aprobada del informe regirán las mismas reglas detalladas en el punto anterior.
INTERVENCION DE LA COMISION DE RENDICION DE CUENTAS
• Aprobación de la rendición de cuentas. En caso de que el informe técnico final elaborado por la Unidad Organizativa sea aprobado por la comisión de rendición de cuentas, se procederá a registrar tal situación y se reportará la transferencia como rendida.
• Observaciones a la rendición de cuentas. En caso de que la comisión de rendición de cuentas posea observaciones que formular acerca del informe técnico final elaborado por la Unidad Organizativa, registrará tal situación y comunicará las observaciones a la Unidad Organizativa por intermedio de la Unidad Operativa. Esta última fijará el plazo en que deberá responder la Unidad Organizativa y el beneficiario en caso de que fuera necesario. La comisión de rendición de cuentas comunicará tal situación y su resultado final a la Sindicatura General de la Nación, previa intervención de la Unidad de Auditoría Interna.
• La comisión de rendición de cuentas recibirá las copias de las comunicaciones efectuadas al beneficiario durante la elaboración del informe técnico final y tomará nota del plazo para su respuesta. Vencido el plazo para su respuesta sin que la misma se acredite, se procederá a efectuar una nueva intimación, al término de cuyo plazo deberá contarse con la información requerida. Caso contrario se procederá a reportar la transferencia como no rendida dando intervención a las áreas competentes. Tal situación deberá ser comunicada a la Sindicatura General de la Nación, previa intervención de la Unidad de Auditoría Interna por la comisión de rendición de cuentas.
PAUTAS MINIMAS PARA EL INFORME PRELIMINAR DE RENDICION DE CUENTAS
• Deberá estar adecuadamente encarpetado e incorporado o anexado al expediente por el que se aprueba la transferencia. En el mismo constará toda la documental relacionada con la transferencia (constancias de pago, facturas de compras, presupuestos, planillas anexas, etc.)
• Todos los gastos deberán ajustarse a lo autorizado mediante resolución de asignación, es decir que los fondos sólo podrán aplicarse al destino para el cual se transfieren.
• Los comprobantes deberán ser emitidos a nombre del beneficiario de la transferencia, no deben presentar enmiendas, tachaduras ni borrones que no hayan sido debidamente salvados. En caso de gastos propios del Ministerio de Seguridad de la Nación, los mismos deberán estar a su nombre.
• Todos los documentos y comprobantes de la rendición deberán estar conformados, en el cuerpo del comprobante, por el responsable de la rendición designado formalmente por el beneficiario para administrar los fondos.
• Los tickets, facturas y demás documentos que integren la rendición, deberán ser pegados en hojas debidamente foliadas y numerados a los fines de evitar su extravío. Al final de cada hoja deberán numerarse la cantidad total de documentos que contiene cada hoja y la suma total de los importes que contienen, sin que se admitan tachaduras, enmiendas ni interlineados.
• Se adjuntará una hoja resumen que contendrá los siguientes datos: fecha del comprobante, Nombre o razón social, Concepto, Número de folio donde se encuentra, Número de comprobante, Importe de cada comprobante, Importe total de la rendición.
• Toda la documentación adjunta deberá ser el resultado del más estricto cumplimiento de la normativa legal vigente en cada jurisdicción para todo tipo de procedimiento desarrollado con los fondos de que se trata, como así también, del régimen de facturación de la A.F.I.P.
• En todos los casos deberá cumplirse las pautas mínimas para la rendición fijadas en el Decreto Nº 225/2007.
El presente se dicta de acuerdo a lo normado por el Decreto Nº 225/2007. En razón de ello, cuando se proceda a firmar o impulsar la firma de un convenio o acuerdo con Gobiernos Provinciales, Municipales y/u otros Entes, que establezca las transferencias de fondos imputables presupuestariamente al inciso 5 - Transferencias, deberá incorporarse como Anexo a los convenios que se suscriben, el procedimiento para la rendición de cuentas previsto en el presente.
Dicha rendición tendrá por finalidad demostrar el uso que se ha dado a los fondos del ESTADO NACIONAL, el que deberá ser compatible con el espíritu, naturaleza y fines del acuerdo consensuado.
PROCEDIMIENTO
La rendición de cuentas de los fondos será presentada por el beneficiario en la Mesa de Entradas del MINISTERIO DE SEGURIDAD, dirigida a la Unidad Operativa del Ministerio de Seguridad. Esta última será la encargada de remitirla a la Unidad Organizativa que lleve adelante el programa o proyecto fijándole un plazo para ejercer su competente intervención.
A los fines expuestos en el párrafo precedente se utilizarán los formularios previstos en el Anexo II:
FORMULARIO 1: “Declaración Jurada sobre Aplicación de Fondos”.
FORMULARIO 2: “Documentación Respaldatoria de la Inversión de Fondos”.
Además deberá indicarse como mínimo:
a.- La mención del organismo receptor de los fondos y de los funcionarios responsables de la administración de los fondos asignados.
b.- La individualización de la cuenta bancaria receptora de fondos;
c.- El monto total de la transferencia que se rinde;
d.- El concepto de los gastos que se atenderán con cargo a dicha transferencia;
e.- El grado de avance en el cumplimiento de las metas y objetivos comprometidos.
Cuando el convenio definiera el mecanismo de evaluación de cumplimiento, éste deberá haber sido completado indefectiblemente en forma previa a la presentación de la rendición.
f.- Copia del o los extractos bancarios correspondientes a la cuenta bancaria especial, pertinente por el período que comprende la rendición.
g.- La fijación del plazo razonable a fin de cumplir con la obligación de rendir cuentas de los fondos transferidos, en el supuesto de no estipularse expresamente, se entenderá que el mismo será de SESENTA (60) días corridos contados a partir de que fuera efectuada la inversión de fondos.
h.- El deber de acompañar toda la documentación que respalden la rendición de cuentas, en los términos del artículo 1°, inciso f) del Decreto Nº 225/07 y toda aquella otra que le sea requerida.
i.- Compromiso de cumplir con la obligación de preservar por el término de DIEZ (10) años, como respaldo documental de la rendición de cuentas, los comprobantes originales completados de manera indeleble, debiendo cumplir los mismos con las exigencias establecidas por las normas impositivas y previsionales vigentes y, en su caso, en función del tipo de inversión efectuada, la presentación de la totalidad de los antecedentes que respalden la aplicación de los fondos involucrados.
j.- La obligación de poner a disposición de las jurisdicciones y entidades nacionales competentes, así como de los distintos organismos de control, la totalidad de la documentación respaldatoria, cuando éstos así lo requieran.
k.- Para la adquisición de bienes y servicios con fondos transferidos, las contrataciones deberán ajustarse a lo que estipule la normativa de la jurisdicción receptora.
l. - Deberá acompañarse por parte del Beneficiario el informe técnico preliminar, el cual deberá cumplir con las pautas mínimas detalladas en forma precedente.
INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de la obligación de rendir cuentas en tiempo y forma implicará simultáneamente:
a) La suspensión o interrupción de manera automática de la transferencia de fondos.
b) El reintegro al ESTADO NACIONAL de los montos no rendidos, el que deberá perfeccionarse dentro de los TREINTA (30) días corridos contados a partir de su intimación.
c) La interrupción de la suscripción de nuevos convenios y/o acuerdos.
d) La ponderación de la pertinencia de iniciar las correspondientes acciones judiciales.
e) Se dará intervención a la Sindicatura General de la Nación, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 225/07.
PRORROGA PARA LA RENDICION DE CUENTAS:
El titular del área que suscribió el convenio/acuerdo, o el funcionario en quien se delegue dicha atribución, podrán otorgar, cuando existan causas que así lo ameriten, una prórroga para su cumplimiento.
Dicho pedido deberá articularse previo a que opere el vencimiento de la obligación, con una antelación mínima de DIEZ (10) días hábiles.
CONTROL DE LA TRANSFERENCIA DE FONDOS
A los fines de facilitar el control de la transferencia de fondos, el acto administrativo por el cual se perfeccione la misma deberá contener como mínimo:
• La designación de la Unidad Organizativa responsable por los fondos transferidos.
• El destino de los fondos.
• La imputación presupuestaria de los fondos.
• Fecha o plazo para el desarrollo de la acción prevista o la delegación para la fijación de los mismos.
• Designación expresa de las normas bajo las cuales se regirá la rendición de los fondos, siendo que para el caso de omisión, se considerará como válida las establecidas en el presente reglamento.
• El plazo para efectuar la rendición de cuentas, a partir de la finalización de las acciones, actividades, planes, programas o adquisición de bienes que se financian.
• La previsión de que, en caso de incumplimiento de la obligación de rendir cuentas en tiempo y forma, los montos no rendidos deberán ser reintegrados al Estado Nacional.
• La previsión de que a los efectos de la rendición de cuentas deberá cumplirse, en todos los casos, como mínimo con los estándares fijados por el Decreto Nº 225/07.
FORMULARIO 1:
SEÑOR…….(Unidad Organizativa del Ministerio de Seguridad que lleve adelante el programa o proyecto)
DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD:
El que suscribe…………………en mi carácter de………………….manifiesta, que ha aplicado los fondos oportunamente otorgados por el MINISTERIO DE SEGURIDAD, mediante Resolución MS Nº /20……., tramitado bajo Expediente N°……conforme el detalle que se expone expresamente:
Adicionalmente, también con carácter de Declaración Jurada, manifiesto que: El grado de avance en el cumplimiento de las metas y objetivos comprometidos es de……..%.
Los fondos recibidos fueron empleados para el objeto solicitado y tenido en cuenta para su otorgamiento.
Han sido cumplidos los procedimientos requeridos por las jurisdiccionales en materia de administración presupuestaria, sistema de registración contable, régimen de contrataciones y que asimismo fueron observadas las normas de control vigentes.
La totalidad de la documentación original, respaldatoria del empleo de los fondos, cumplen con las formalidades y requisitos establecidos por la normativa de la AFIP. La documentación Original se encuentra debidamente archivada, a disposición de las autoridades del MINISTERIO DE SEGURIDAD, para su análisis y verificación en el momento que se considere oportuno y sometida a las competencias de control previstas en la Ley Nº 24.156.
FORMULARIO 2:
Expediente MS N°……….Resolución MS N°…./20 $............
Fecha de emisión (1) Comprobante (2) Proveedor (3) Concepto (4) Fecha de pago (5) Importe $ (6)
La totalidad de la información indicada fue realizada sin omitir ni falsear dato alguno. Los campos a completar de la planilla son:
(1) Fecha de emisión del comprobante; (2) Indicar si es factura o recibo y su numeración; (3) Individualización del emisor del comprobante; (4) Descripción del bien o servicio objeto de la contratación; (5) fecha de la orden de pago y (6) Importe de factura o recibo y total de comprobantes.
Nota: Se destaca que el importe consignado en el campo “TOTAL” deberá ser coincidente con el expresado en la declaración Jurada sobre Aplicación de Fondos como “Inversión documentada, rendida en la presente”.
ADMINISTRACION FINANCIERA Y DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
Resolución 127/2013
Apruébase el Reglamento para la Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos en el marco de Convenios Bilaterales a suscribirse con las Provincias, Municipios y/u otros Entes. Formularios.
Bs. As., 27/8/2013
VISTO el expediente Nº 22037/2013 del Registro del MINISTERIO DE SEGURIDAD, la Ley Nº 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, los Decretos Nros. 892 de fecha 11 de diciembre de 1995, 225 de fecha 13 de marzo de 2007, 1344 de fecha 4 de octubre de 2007, y
CONSIDERANDO:
Que a través del Decreto Nº 892/95, se diseñó un mecanismo tendiente a garantizar un sistema de relaciones financieras entre las distintas jurisdicciones y entidades dependientes del PODER EJECUTIVO NACIONAL y los Estados Provinciales, para el uso eficiente de los recursos asignados al cumplimiento de programas o acciones de carácter social, sobre la base de cuentas separadas, intangibilidad de fondos específicos y apertura de cuentas corrientes en el BANCO DE LA NACION ARGENTINA.
Que las máximas autoridades de las jurisdicciones y entidades dependientes del PODER EJECUTIVO NACIONAL, al que hace referencia el artículo 1° del mentado decreto, tendrán las facultades de interrumpir y/o retener en forma automática la transferencia de fondos en la medida en que se constate alguno de los supuestos contenidos en su Artículo 2°.
Que el Artículo 1° del Decreto Nº 225/07 dispuso que cada jurisdicción o entidad dependiente del PODER EJECUTIVO NACIONAL, cuyos presupuestos incluyan créditos en los Incisos 5 - Transferencias - Transferencias a Gobiernos Provinciales y/o Municipales, sean para financiar gastos corrientes o de capital, y 6 - Activos Financieros -, destinados a la atención de programas o acciones de carácter social, que se ejecuten en el marco de convenios bilaterales que prevean la obligación de rendir cuentas, a suscribirse con las Provincias y/o Municipios, dictará un reglamento que regule la rendición de los fondos presupuestarios transferidos, al que deberán ajustarse dichos acuerdos.
Que, la presentación de las rendiciones de cuentas correspondientes, además de obedecer a un imperativo legal, deviene necesaria a fin de verificar el destino, intangibilidad y eficiencia en el uso de los fondos públicos.
Que asimismo el último párrafo del Artículo 1° del Decreto Nº 225/07 establece que el reglamento de rendición de cuentas que se dicte en cada jurisdicción y/o entidad competente se incorporará como Anexo de los convenios bilaterales que se suscriba con las Provincias y/o Municipios.
Que el servicio permanente de asesoramiento jurídico de la jurisdicción ha tomado la intervención que le corresponde.
Que la presente medida se dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley de Ministerios (T.O. Decreto Nº 438/92) y sus modificaciones y por el artículo 1° del Decreto Nº 225/07.
Por ello,
EL MINISTRO DE SEGURIDAD
RESUELVE:
Artículo 1° — Apruébase el Reglamento para la Rendición de Cuentas de Fondos Transferidos en el marco de Convenios Bilaterales a suscribirse con las Provincias, Municipios y/u otros Entes, que como Anexo I forma parte integrante del presente acto.
Art. 2° — Apruébanse los formularios de rendición de cuentas denominados “Declaración Jurada sobre Aplicación de Fondos” y “Documentación Respaldatoria de la Inversión de Fondos” que, como Anexo II forman parte de la presente resolución.
Art. 3° — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Arturo A. Puricelli.
ANEXO I
REGLAMENTO DE RENDICION DE FONDOS PRESUPUESTARIOS TRANSFERIDOS EN EL MARCO DE ACUERDOS BILATERALES CON PROVINCIAS, MUNICIPIOS Y/U OTROS ENTES.
Marco Regulatorio y Objetivo de la Rendición de Fondos:
El presente reglamento deberá ser observado por la totalidad de las dependencias del MINISTERIO DE SEGURIDAD que ejecuten créditos del Inciso 5 - Transferencias, en virtud de convenios y/o acuerdos con las Provincias, Municipios y/u otros Entes, como así también por los beneficiarios de dichas transferencias.
La rendición de cuentas documentada de la utilización de los fondos transferidos por los convenios y su control, serán efectuados con arreglo al marco regulatorio de la Ley Nº 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público y sus normas reglamentarias sobre la materia.
DEFINICIONES
A los efectos del presente reglamento, se entiende por:
• Responsable de la rendición: aquellos que estén individualizados en el respectivo convenio a tales efectos.
• Rendición de cuentas: La presentación de toda documentación que permita acreditar y demostrar que los fondos públicos transferidos o gastados en el marco de las políticas públicas en materia de seguridad han sido afectados al objeto para el que fueran autorizados, de modo eficiente y en un todo de acuerdo con todas y cada una de las normas que rigen la materia.
• Beneficiario o receptor de fondos: Organos o dependencias del estado provincial, municipal y/u de otros entes a quien se le transfieren los fondos para el desarrollo de determinada acción, actividad, plan o programa en materia de seguridad, previamente acordado con el Ministerio de Seguridad de la Nación. Tales acciones, actividades, planes y programas deberán desarrollarse en un todo de conformidad con las normas vigentes en cada jurisdicción y de acuerdo a los plazos y demás requisitos que fueran acordados entre las partes intervinientes.
• Unidad organizativa: La Dependencia del Ministerio de Seguridad de la Nación que impulsa la transferencia de recursos a determinado beneficiario específico del estado provincial, municipal y/u de otros entes para la realización de acciones, actividades, planes y programas de seguridad estableciendo las razones de oportunidad, mérito o conveniencia que lo fundamentan.
• Informe técnico Preliminar: Documento que dará cuenta que el uso y aplicación de los fondos se corresponde con el destino fijado en el acto administrativo que da origen a la transferencia. El mismo debe ser elaborado por el beneficiario de los fondos o por el máximo organismo de control de la jurisdicción beneficiaria de los fondos y conformado por el beneficiario, como así también deberá contener adjunta toda la documentación que permita justificar el uso y destino de los fondos. Asimismo integrará el informe técnico final elaborado por la Unidad Organizativa.
• Informe técnico Final: Documento elaborado por la Unidad Organizativa que dará cuenta de que los fondos han sido aplicados correctamente al destino preestablecido en el acto administrativo que aprueba la transferencia. Dicho informe deberá contener el informe técnico preliminar y toda la documentación adjunta que permita dar cuenta del correcto uso de los fondos. Asimismo deberá contener un análisis razonado y objetivo que permita concluir la correcta y eficiente aplicación de los fondos.
• Unidad Operativa: Encargada de la recepción de los requerimientos, informes y toda documentación enviada por los beneficiarios de los fondos y su retransmisión a las distintas dependencias del Ministerio de Seguridad, en el marco de sus competencias específicas, a efectos de requerir su intervención técnica para la elaboración y consolidación de los planes y programas e informes técnicos a que dé lugar la transferencia de fondos.
• Comisión de rendición de Cuentas: Será la instancia encargada de realizar la aprobación de la rendición de cuentas. Dicha comisión deberá ser creada por resolución Ministerial al efecto.
INTERVENCIONES TECNICAS
El proceso de aprobación de rendición de cuentas enviada por el Beneficiario implicará la intervención de las siguientes áreas técnicas del Ministerio de Seguridad de la Nación:
• Unidad Organizativa: Deberá elaborar el informe técnico Final que dé cuenta del correcto uso y aplicación de los fondos de acuerdo con el destino que estableciera el acto administrativo por el que se asignaron recursos y la normativa legal vigente en la materia.
• Comisión de Rendición de Cuentas: A partir de dicho informe técnico final realizará la aprobación de la rendición de acuerdo a lo establecido en el presente reglamento, así como la registración del estado de las rendiciones. En los casos que determinen las autoridades, deberá efectuar las auditorias y controles muestrales que se consideren oportunos.
INTERVENCION DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA
• En caso de que la rendición fuera aprobada totalmente en esta instancia, se enviará el informe técnico final a la Unidad Operativa a efectos de que esta última remita la información a la comisión de rendición de cuentas para que se expida en el plazo que la Unidad Operativa fijara al efecto.
• En caso de que la rendición de cuentas resulte observada en su totalidad, la Unidad Organizativa comunicará tal situación a la Unidad operativa a fines de que curse las notificaciones correspondientes al beneficiario con las observaciones efectuadas e indicando el plazo de respuesta y cursando en forma concomitante copia de tal notificación a la comisión de rendición de cuentas y demás áreas competentes.
• En caso de que la rendición de cuentas se apruebe parcialmente, la Unidad Organizativa deberá desdoblar la rendición detallando los fondos cuyo uso y aplicación fueran aprobados y aquellos considerados no aprobados, y comunicar tal situación mediante un informe remitido a la Unidad Operativa para que esta última notifique tal situación al beneficiario. Posteriormente la Unidad Operativa deberá remitir el informe por la parte aprobada a la comisión de rendición de cuentas y demás áreas competentes. Sobre la parte no aprobada del informe regirán las mismas reglas detalladas en el punto anterior.
INTERVENCION DE LA COMISION DE RENDICION DE CUENTAS
• Aprobación de la rendición de cuentas. En caso de que el informe técnico final elaborado por la Unidad Organizativa sea aprobado por la comisión de rendición de cuentas, se procederá a registrar tal situación y se reportará la transferencia como rendida.
• Observaciones a la rendición de cuentas. En caso de que la comisión de rendición de cuentas posea observaciones que formular acerca del informe técnico final elaborado por la Unidad Organizativa, registrará tal situación y comunicará las observaciones a la Unidad Organizativa por intermedio de la Unidad Operativa. Esta última fijará el plazo en que deberá responder la Unidad Organizativa y el beneficiario en caso de que fuera necesario. La comisión de rendición de cuentas comunicará tal situación y su resultado final a la Sindicatura General de la Nación, previa intervención de la Unidad de Auditoría Interna.
• La comisión de rendición de cuentas recibirá las copias de las comunicaciones efectuadas al beneficiario durante la elaboración del informe técnico final y tomará nota del plazo para su respuesta. Vencido el plazo para su respuesta sin que la misma se acredite, se procederá a efectuar una nueva intimación, al término de cuyo plazo deberá contarse con la información requerida. Caso contrario se procederá a reportar la transferencia como no rendida dando intervención a las áreas competentes. Tal situación deberá ser comunicada a la Sindicatura General de la Nación, previa intervención de la Unidad de Auditoría Interna por la comisión de rendición de cuentas.
PAUTAS MINIMAS PARA EL INFORME PRELIMINAR DE RENDICION DE CUENTAS
• Deberá estar adecuadamente encarpetado e incorporado o anexado al expediente por el que se aprueba la transferencia. En el mismo constará toda la documental relacionada con la transferencia (constancias de pago, facturas de compras, presupuestos, planillas anexas, etc.)
• Todos los gastos deberán ajustarse a lo autorizado mediante resolución de asignación, es decir que los fondos sólo podrán aplicarse al destino para el cual se transfieren.
• Los comprobantes deberán ser emitidos a nombre del beneficiario de la transferencia, no deben presentar enmiendas, tachaduras ni borrones que no hayan sido debidamente salvados. En caso de gastos propios del Ministerio de Seguridad de la Nación, los mismos deberán estar a su nombre.
• Todos los documentos y comprobantes de la rendición deberán estar conformados, en el cuerpo del comprobante, por el responsable de la rendición designado formalmente por el beneficiario para administrar los fondos.
• Los tickets, facturas y demás documentos que integren la rendición, deberán ser pegados en hojas debidamente foliadas y numerados a los fines de evitar su extravío. Al final de cada hoja deberán numerarse la cantidad total de documentos que contiene cada hoja y la suma total de los importes que contienen, sin que se admitan tachaduras, enmiendas ni interlineados.
• Se adjuntará una hoja resumen que contendrá los siguientes datos: fecha del comprobante, Nombre o razón social, Concepto, Número de folio donde se encuentra, Número de comprobante, Importe de cada comprobante, Importe total de la rendición.
• Toda la documentación adjunta deberá ser el resultado del más estricto cumplimiento de la normativa legal vigente en cada jurisdicción para todo tipo de procedimiento desarrollado con los fondos de que se trata, como así también, del régimen de facturación de la A.F.I.P.
• En todos los casos deberá cumplirse las pautas mínimas para la rendición fijadas en el Decreto Nº 225/2007.
El presente se dicta de acuerdo a lo normado por el Decreto Nº 225/2007. En razón de ello, cuando se proceda a firmar o impulsar la firma de un convenio o acuerdo con Gobiernos Provinciales, Municipales y/u otros Entes, que establezca las transferencias de fondos imputables presupuestariamente al inciso 5 - Transferencias, deberá incorporarse como Anexo a los convenios que se suscriben, el procedimiento para la rendición de cuentas previsto en el presente.
Dicha rendición tendrá por finalidad demostrar el uso que se ha dado a los fondos del ESTADO NACIONAL, el que deberá ser compatible con el espíritu, naturaleza y fines del acuerdo consensuado.
PROCEDIMIENTO
La rendición de cuentas de los fondos será presentada por el beneficiario en la Mesa de Entradas del MINISTERIO DE SEGURIDAD, dirigida a la Unidad Operativa del Ministerio de Seguridad. Esta última será la encargada de remitirla a la Unidad Organizativa que lleve adelante el programa o proyecto fijándole un plazo para ejercer su competente intervención.
A los fines expuestos en el párrafo precedente se utilizarán los formularios previstos en el Anexo II:
FORMULARIO 1: “Declaración Jurada sobre Aplicación de Fondos”.
FORMULARIO 2: “Documentación Respaldatoria de la Inversión de Fondos”.
Además deberá indicarse como mínimo:
a.- La mención del organismo receptor de los fondos y de los funcionarios responsables de la administración de los fondos asignados.
b.- La individualización de la cuenta bancaria receptora de fondos;
c.- El monto total de la transferencia que se rinde;
d.- El concepto de los gastos que se atenderán con cargo a dicha transferencia;
e.- El grado de avance en el cumplimiento de las metas y objetivos comprometidos.
Cuando el convenio definiera el mecanismo de evaluación de cumplimiento, éste deberá haber sido completado indefectiblemente en forma previa a la presentación de la rendición.
f.- Copia del o los extractos bancarios correspondientes a la cuenta bancaria especial, pertinente por el período que comprende la rendición.
g.- La fijación del plazo razonable a fin de cumplir con la obligación de rendir cuentas de los fondos transferidos, en el supuesto de no estipularse expresamente, se entenderá que el mismo será de SESENTA (60) días corridos contados a partir de que fuera efectuada la inversión de fondos.
h.- El deber de acompañar toda la documentación que respalden la rendición de cuentas, en los términos del artículo 1°, inciso f) del Decreto Nº 225/07 y toda aquella otra que le sea requerida.
i.- Compromiso de cumplir con la obligación de preservar por el término de DIEZ (10) años, como respaldo documental de la rendición de cuentas, los comprobantes originales completados de manera indeleble, debiendo cumplir los mismos con las exigencias establecidas por las normas impositivas y previsionales vigentes y, en su caso, en función del tipo de inversión efectuada, la presentación de la totalidad de los antecedentes que respalden la aplicación de los fondos involucrados.
j.- La obligación de poner a disposición de las jurisdicciones y entidades nacionales competentes, así como de los distintos organismos de control, la totalidad de la documentación respaldatoria, cuando éstos así lo requieran.
k.- Para la adquisición de bienes y servicios con fondos transferidos, las contrataciones deberán ajustarse a lo que estipule la normativa de la jurisdicción receptora.
l. - Deberá acompañarse por parte del Beneficiario el informe técnico preliminar, el cual deberá cumplir con las pautas mínimas detalladas en forma precedente.
INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de la obligación de rendir cuentas en tiempo y forma implicará simultáneamente:
a) La suspensión o interrupción de manera automática de la transferencia de fondos.
b) El reintegro al ESTADO NACIONAL de los montos no rendidos, el que deberá perfeccionarse dentro de los TREINTA (30) días corridos contados a partir de su intimación.
c) La interrupción de la suscripción de nuevos convenios y/o acuerdos.
d) La ponderación de la pertinencia de iniciar las correspondientes acciones judiciales.
e) Se dará intervención a la Sindicatura General de la Nación, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 225/07.
PRORROGA PARA LA RENDICION DE CUENTAS:
El titular del área que suscribió el convenio/acuerdo, o el funcionario en quien se delegue dicha atribución, podrán otorgar, cuando existan causas que así lo ameriten, una prórroga para su cumplimiento.
Dicho pedido deberá articularse previo a que opere el vencimiento de la obligación, con una antelación mínima de DIEZ (10) días hábiles.
CONTROL DE LA TRANSFERENCIA DE FONDOS
A los fines de facilitar el control de la transferencia de fondos, el acto administrativo por el cual se perfeccione la misma deberá contener como mínimo:
• La designación de la Unidad Organizativa responsable por los fondos transferidos.
• El destino de los fondos.
• La imputación presupuestaria de los fondos.
• Fecha o plazo para el desarrollo de la acción prevista o la delegación para la fijación de los mismos.
• Designación expresa de las normas bajo las cuales se regirá la rendición de los fondos, siendo que para el caso de omisión, se considerará como válida las establecidas en el presente reglamento.
• El plazo para efectuar la rendición de cuentas, a partir de la finalización de las acciones, actividades, planes, programas o adquisición de bienes que se financian.
• La previsión de que, en caso de incumplimiento de la obligación de rendir cuentas en tiempo y forma, los montos no rendidos deberán ser reintegrados al Estado Nacional.
• La previsión de que a los efectos de la rendición de cuentas deberá cumplirse, en todos los casos, como mínimo con los estándares fijados por el Decreto Nº 225/07.
ANEXO II
FORMULARIO 1:
“DECLARACION JURADA SOBRE APLICACION DE FONDOS”
(Lugar y fecha de emisión)
(Lugar y fecha de emisión)
SEÑOR…….(Unidad Organizativa del Ministerio de Seguridad que lleve adelante el programa o proyecto)
DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD:
El que suscribe…………………en mi carácter de………………….manifiesta, que ha aplicado los fondos oportunamente otorgados por el MINISTERIO DE SEGURIDAD, mediante Resolución MS Nº /20……., tramitado bajo Expediente N°……conforme el detalle que se expone expresamente:
| Suma otorgada | $ |
| Inversión Documentada rendida en el presente | $ |
| Inversión Documentada acumulada total rendida | $ |
| Saldo a Invertir | $ |
Adicionalmente, también con carácter de Declaración Jurada, manifiesto que: El grado de avance en el cumplimiento de las metas y objetivos comprometidos es de……..%.
Los fondos recibidos fueron empleados para el objeto solicitado y tenido en cuenta para su otorgamiento.
Han sido cumplidos los procedimientos requeridos por las jurisdiccionales en materia de administración presupuestaria, sistema de registración contable, régimen de contrataciones y que asimismo fueron observadas las normas de control vigentes.
La totalidad de la documentación original, respaldatoria del empleo de los fondos, cumplen con las formalidades y requisitos establecidos por la normativa de la AFIP. La documentación Original se encuentra debidamente archivada, a disposición de las autoridades del MINISTERIO DE SEGURIDAD, para su análisis y verificación en el momento que se considere oportuno y sometida a las competencias de control previstas en la Ley Nº 24.156.
FORMULARIO 2:
“DOCUMENTACION RESPALDATORIA DE LA INVERSION DE FONDOS”
Expediente MS N°……….Resolución MS N°…./20 $............
Fecha de emisión (1) Comprobante (2) Proveedor (3) Concepto (4) Fecha de pago (5) Importe $ (6)
TOTAL
La totalidad de la información indicada fue realizada sin omitir ni falsear dato alguno. Los campos a completar de la planilla son:
(1) Fecha de emisión del comprobante; (2) Indicar si es factura o recibo y su numeración; (3) Individualización del emisor del comprobante; (4) Descripción del bien o servicio objeto de la contratación; (5) fecha de la orden de pago y (6) Importe de factura o recibo y total de comprobantes.
Nota: Se destaca que el importe consignado en el campo “TOTAL” deberá ser coincidente con el expresado en la declaración Jurada sobre Aplicación de Fondos como “Inversión documentada, rendida en la presente”.