MINISTERIO DE SALUD
SUBSECRETARÍA DE CALIDAD, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN
Disposición 21/2023
DI-2023-21-APN-SSCRYF#MS
Ciudad de Buenos Aires, 31/10/2023
VISTO el EX-2023-77135574- -APN-DNCSSYRS#MS del Registro de este MINISTERIO DE SALUD; y,
CONSIDERANDO
Que los Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs) son herramientas utilizadas para establecer instrucciones normalizadas y detalladas en orden cronológico y secuencial sobre cómo realizar ciertas tareas o procesos para lograr un fin específico, en pos del mejoramiento de la calidad; de igual manera, precisa las acciones y responsabilidades de los y las participantes en los procesos institucionales.
Que estos procedimientos permiten garantizar la uniformidad y reproducibilidad de los procesos institucionales, con el objetivo de minimizar errores, garantizar la calidad, aumentar la eficiencia y promover la seguridad, logrando que las tareas se realicen de manera consistente y se cumplan los estándares requeridos.
Que la uniformidad implica que se deben realizar los análisis exactamente de la misma forma para esperar el mismo resultado de parte de todo el personal.
Que el procedimiento operativo estandarizado nunca es el objetivo en sí, sino que es parte de una gran estrategia para la gestión de calidad.
Que esta herramienta tiene como principal objetivo agilizar el proceso de realización y redacción de documentos POE.
Que, uno de los principales beneficios que se consiguen al utilizar un POE es que el desarrollo de las tareas resulta más eficaz, permite la monitorización de las actividades; la mejora en la estandarización y minimización de las desviaciones en la ejecución de una actividad y busca que las acciones tomadas para garantizar la calidad sean realizadas según lo planificado.
Que el POE es un instrumento destinado a quienes van a realizar la tarea, que debe ser sencillo, completo y objetivo, para que pueda ser interpretado por todos los colaboradores y en cuanto a su aplicación, representa la base para garantizar la estandarización de tareas y asegurar que los usuarios dispongan de un producto final de calidad.
Que, procesos claros, con atribución de responsabilidades y un modelo a seguir garantizan la aplicación de las mejores competencias para cada tarea, con mayor agilidad y calidad, mejorando los resultados globales.
Que la adopción de procesos y normativas vinculadas a la estandarización de procesos y mejoras de gestión hacen a las misiones y funciones y responsabilidades de esta Subsecretaría, acorde lo establecido por el Decreto N° 223/2021.
Que, el documento que se aprueba por la presente se encuentra dirigido al personal técnico de las diferentes Direcciones y ámbitos dependientes de esta SUBSECRETARÍA DE CALIDAD, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN, con el fin de que cada área pueda estandarizar sus procesos de trabajo y documentarlos de manera uniforme.
Que la DIRECCIÓN NACIONAL DE CALIDAD EN SERVICIOS DE SALUD Y REGULACIÓN SANITARIA y la DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO Y CONOCIMIENTO propician la presente medida.
Que la DIRECCIÓN NACIONAL DE HABILITACIÓN, FISCALIZAN Y SANIDAD DE FRONTERAS y la DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO Y CONOCIMIENTO han prestado su conformidad.
Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTO JURÍDICOS ha tomado la intervención en la faz de su competencia.
Que la presente medida se dicta en uso de las facultades conferidas por Decreto N° 223/2021.
Por ello,
EL SUBSECRETARIO DE CALIDAD, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN
DISPONE:
ARTÍCULO 1°.- Apruébase el documento “HERRAMIENTA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDARIZADOS” que como Anexo (IF-2023-111904179-APN-SSCRYF#MS) forma parte integrante de la presente.
ARTÍCULO 2°.- Instrúyase a la DIRECCIÓN NACIONAL DE CALIDAD EN SERVICIOS DE SALUD Y REGULACIÓN SANITARIA, DIRECCIÓN NACIONAL DE HABILITACIÓN, FISCALIZACIÓN Y SANIDAD DE FRONTERAS y DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO Y CONOCIMIENTO a la implementación de la “HERRAMIENTA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDARIZADOS” para los procedimientos a cargo de cada área de esas dependencias.
ARTÍCULO 3°.- Comuníquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese.
Claudio Antonio Ortiz
NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Disposición se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-
(Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)
SUBSECRETARÍA DE CALIDAD, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN
Disposición 21/2023
DI-2023-21-APN-SSCRYF#MS
Ciudad de Buenos Aires, 31/10/2023
VISTO el EX-2023-77135574- -APN-DNCSSYRS#MS del Registro de este MINISTERIO DE SALUD; y,
CONSIDERANDO
Que los Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs) son herramientas utilizadas para establecer instrucciones normalizadas y detalladas en orden cronológico y secuencial sobre cómo realizar ciertas tareas o procesos para lograr un fin específico, en pos del mejoramiento de la calidad; de igual manera, precisa las acciones y responsabilidades de los y las participantes en los procesos institucionales.
Que estos procedimientos permiten garantizar la uniformidad y reproducibilidad de los procesos institucionales, con el objetivo de minimizar errores, garantizar la calidad, aumentar la eficiencia y promover la seguridad, logrando que las tareas se realicen de manera consistente y se cumplan los estándares requeridos.
Que la uniformidad implica que se deben realizar los análisis exactamente de la misma forma para esperar el mismo resultado de parte de todo el personal.
Que el procedimiento operativo estandarizado nunca es el objetivo en sí, sino que es parte de una gran estrategia para la gestión de calidad.
Que esta herramienta tiene como principal objetivo agilizar el proceso de realización y redacción de documentos POE.
Que, uno de los principales beneficios que se consiguen al utilizar un POE es que el desarrollo de las tareas resulta más eficaz, permite la monitorización de las actividades; la mejora en la estandarización y minimización de las desviaciones en la ejecución de una actividad y busca que las acciones tomadas para garantizar la calidad sean realizadas según lo planificado.
Que el POE es un instrumento destinado a quienes van a realizar la tarea, que debe ser sencillo, completo y objetivo, para que pueda ser interpretado por todos los colaboradores y en cuanto a su aplicación, representa la base para garantizar la estandarización de tareas y asegurar que los usuarios dispongan de un producto final de calidad.
Que, procesos claros, con atribución de responsabilidades y un modelo a seguir garantizan la aplicación de las mejores competencias para cada tarea, con mayor agilidad y calidad, mejorando los resultados globales.
Que la adopción de procesos y normativas vinculadas a la estandarización de procesos y mejoras de gestión hacen a las misiones y funciones y responsabilidades de esta Subsecretaría, acorde lo establecido por el Decreto N° 223/2021.
Que, el documento que se aprueba por la presente se encuentra dirigido al personal técnico de las diferentes Direcciones y ámbitos dependientes de esta SUBSECRETARÍA DE CALIDAD, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN, con el fin de que cada área pueda estandarizar sus procesos de trabajo y documentarlos de manera uniforme.
Que la DIRECCIÓN NACIONAL DE CALIDAD EN SERVICIOS DE SALUD Y REGULACIÓN SANITARIA y la DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO Y CONOCIMIENTO propician la presente medida.
Que la DIRECCIÓN NACIONAL DE HABILITACIÓN, FISCALIZAN Y SANIDAD DE FRONTERAS y la DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO Y CONOCIMIENTO han prestado su conformidad.
Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTO JURÍDICOS ha tomado la intervención en la faz de su competencia.
Que la presente medida se dicta en uso de las facultades conferidas por Decreto N° 223/2021.
Por ello,
EL SUBSECRETARIO DE CALIDAD, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN
DISPONE:
ARTÍCULO 1°.- Apruébase el documento “HERRAMIENTA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDARIZADOS” que como Anexo (IF-2023-111904179-APN-SSCRYF#MS) forma parte integrante de la presente.
ARTÍCULO 2°.- Instrúyase a la DIRECCIÓN NACIONAL DE CALIDAD EN SERVICIOS DE SALUD Y REGULACIÓN SANITARIA, DIRECCIÓN NACIONAL DE HABILITACIÓN, FISCALIZACIÓN Y SANIDAD DE FRONTERAS y DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO Y CONOCIMIENTO a la implementación de la “HERRAMIENTA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDARIZADOS” para los procedimientos a cargo de cada área de esas dependencias.
ARTÍCULO 3°.- Comuníquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese.
Claudio Antonio Ortiz
NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Disposición se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-
e. 02/11/2023 N° 88639/23 v. 02/11/2023
(Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)
Contenido
1. Definición
Los Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs) son documentos que permiten garantizar la uniformidad y reproducibilidad de los procesos. En estos documentos se describen, en forma detallada las acciones y responsabilidades de los y las participantes en los procesos institucionales.
Esta herramienta tiene como principal objetivo agilizar el proceso de realización y redacción de documentos POE para cada una de las áreas de la DNCSS y RS a fin de estandarizar los procesos de trabajo y garantizar su reproducibilidad; como también poder establecer evaluaciones de la performance del procedimiento descripto y sus resultados.
Esta descripción es orientativa y podrá contar con adaptaciones que resulten de utilidad para la práctica de las tareas involucradas.
2. Descripción de los Procedimientos operativos Estandarizados
2.1. Encabezado del documento y pie de pagina
Debe contener los siguientes elementos
2.2 Desarrollo
Todo POE debe estar compuesto por los siguientes segmentos:
2.2.1. introducción
Realizar una descripción general del contexto vinculado a la temática de la actividad que se desarrolla en el procedimiento.
2.2.2. Alcance
Explicitar quienes ejecutan el POE incluyendo las distintas áreas que correspondan. En caso de que se involucre a actores externos deberá especificarlo.
2.2.3. Objetivo
Describir el propósito del procedimiento en sí.
2.2.4. Marco legal
Elaborar el listado de normativas con sus respectivos hipervínculos, que enmarcan las acciones desarrolladas en el procedimiento, colocando hipervínculos en el caso que corresponda.
2.2.5. Definiciones y acrónimos
Especificar glosario que resulte pertinente para comprender el POE.
2.2.6. Responsabilidades
Desarrollar las funciones de cada área o sub-área involucrada y de los actores, internos o externos, del proceso. También puede establecerse el grado de responsabilidad en el procedimiento
2.2.7. Sistemas Informáticos Involucrados
Nombre del sistema y breve descripción de los mismos
2.2.8. Desarrollo del procedimiento
Describir por etapas/pasos/fases los distintos momentos de la ejecución de éste, numerando la secuencia ordenada temporalmente de los pasos que lo componen.
Detallar los operadores que intervienen en el proceso y la denominación específica de corresponder, incluyendo la denominación de los sistemas informáticos en los que corren las acciones, así como también los productos esperados.
2.2.9. Flujograma
Realizar un flujograma para la rápida consulta del POE que desarrolle la cronología de opciones en la evolución de la tarea con una representación gráfica de dicha secuencia; puede incluir los elementos de entrada y de salida del procedimiento. Se sugiere utilizar https://diagramaweb.com/flujo-ansi/
2.3 Indicadores
Las acciones descriptas y sus resultados deberán contar con elementos de medición con fórmulas establecidas de corresponder, para el monitoreo del procedimiento.
2.4 Anexos
Sumar planillas, información, aclaraciones pertinentes, consentimientos, cartas, relacionados con el procedimiento a confeccionar que se describe y se utiliza como referente de consulta. Los instructivos específicos de tareas determinadas podrán incorporarse como anexos, referenciados en el punto correspondiente de la ejecución del procedimiento.
Los Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs) son documentos que permiten garantizar la uniformidad y reproducibilidad de los procesos. En estos documentos se describen, en forma detallada las acciones y responsabilidades de los y las participantes en los procesos institucionales.
Esta herramienta tiene como principal objetivo agilizar el proceso de realización y redacción de documentos POE para cada una de las áreas de la DNCSS y RS a fin de estandarizar los procesos de trabajo y garantizar su reproducibilidad; como también poder establecer evaluaciones de la performance del procedimiento descripto y sus resultados.
Esta descripción es orientativa y podrá contar con adaptaciones que resulten de utilidad para la práctica de las tareas involucradas.
2. Descripción de los Procedimientos operativos Estandarizados
2.1. Encabezado del documento y pie de pagina
Debe contener los siguientes elementos
A. Logo del Ministerio de Salud
B. Título del procedimiento
C. Dependencia MSAL (Dirección, Subsecretaría, Secretaría)
D. Descripción de la/s persona/s y área elaboradora
E. Aprobación de la DNCSSYRS, referencia documento GDE y fecha
F. Versión del documento y fecha de aprobación, y de corresponder, fecha de vigencia.
B. Título del procedimiento
C. Dependencia MSAL (Dirección, Subsecretaría, Secretaría)
D. Descripción de la/s persona/s y área elaboradora
E. Aprobación de la DNCSSYRS, referencia documento GDE y fecha
F. Versión del documento y fecha de aprobación, y de corresponder, fecha de vigencia.
Ejemplo
Pie de Página
2.2 Desarrollo
Todo POE debe estar compuesto por los siguientes segmentos:
- Introducción
- Alcance
- Objetivo
- Marco legal
- Definiciones y acrónimos
- Responsabilidades
- Sistemas informáticos involucrados
- Desarrollo del procedimiento
- Flujogramas
- Alcance
- Objetivo
- Marco legal
- Definiciones y acrónimos
- Responsabilidades
- Sistemas informáticos involucrados
- Desarrollo del procedimiento
- Flujogramas
2.2.1. introducción
Realizar una descripción general del contexto vinculado a la temática de la actividad que se desarrolla en el procedimiento.
Ejemplo:
Las buenas prácticas de funcionamiento están orientadas principalmente a la reducción de riesgos inherentes a la prestación de servicios de salud y tienen como objetivo la promoción de la salud humana y, en consecuencia, la mejora de la calidad de vida.
Se consideran buenas prácticas aquellas acciones o intervenciones que responden a las necesidades de salud de las personas, relacionadas a estrategias de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, recuperación y rehabilitación basada en el mejor conocimiento científico; que hayan demostrado ser efectivas, contribuyan a resultados positivos en ámbitos clínicos, de gestión y sean de valor para las personas usuarias. Los requisitos de buenas prácticas son un complemento indispensable de los sistemas de gestión. Se basan en principios que incluyen el cumplimiento de la normativa vigente, la planificación estratégica, factores de calidad, estrategias de prevención y seguridad, y aspectos éticos asociados al cuidado de la salud.
Las buenas prácticas de funcionamiento están orientadas principalmente a la reducción de riesgos inherentes a la prestación de servicios de salud y tienen como objetivo la promoción de la salud humana y, en consecuencia, la mejora de la calidad de vida.
Se consideran buenas prácticas aquellas acciones o intervenciones que responden a las necesidades de salud de las personas, relacionadas a estrategias de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, recuperación y rehabilitación basada en el mejor conocimiento científico; que hayan demostrado ser efectivas, contribuyan a resultados positivos en ámbitos clínicos, de gestión y sean de valor para las personas usuarias. Los requisitos de buenas prácticas son un complemento indispensable de los sistemas de gestión. Se basan en principios que incluyen el cumplimiento de la normativa vigente, la planificación estratégica, factores de calidad, estrategias de prevención y seguridad, y aspectos éticos asociados al cuidado de la salud.
2.2.2. Alcance
Explicitar quienes ejecutan el POE incluyendo las distintas áreas que correspondan. En caso de que se involucre a actores externos deberá especificarlo.
Ejemplo: Este procedimiento se lleva a cabo por el personal técnico y administrativo tanto de la Dirección Nacional de Calidad en Servicios de Salud y Regulación Sanitaria (DNCSSyRS) como aquel que integra los nodos jurisdiccionales de la Red Federal de Calidad y/o áreas de fiscalización de las jurisdicciones involucradas en los circuitos de validación de las autoevaluaciones.
2.2.3. Objetivo
Describir el propósito del procedimiento en sí.
Ejemplo: describir el proceso mediante el cual se gestiona la recepción, valoración y elaboración de los informes correspondientes a la solicitud inicial/ulterior del reconocimiento como Establecimiento comprometido con la Calidad (resol 1744/2021), por parte del Ministerio de Salud de la Nación Argentina.
2.2.4. Marco legal
Elaborar el listado de normativas con sus respectivos hipervínculos, que enmarcan las acciones desarrolladas en el procedimiento, colocando hipervínculos en el caso que corresponda.
Ejemplo:
• Resolución MS 1322-E/2017 que aprueba la creación del Diccionario Enciclopédico de Legislación Sanitaria (DELS).
• La Resolución 2935/2019 y sus modificatorias que crean creó el Digesto de la Legislación Sanitaria Nacional (DLSN); norma que fue modificada por la MS (Boletín Oficial B.O. 7/10/2020).
• La Resolución 2935/2019 y sus modificatorias que crean creó el Digesto de la Legislación Sanitaria Nacional (DLSN); norma que fue modificada por la MS (Boletín Oficial B.O. 7/10/2020).
2.2.5. Definiciones y acrónimos
Especificar glosario que resulte pertinente para comprender el POE.
Ejemplo:
PVS: plataforma virtual del Ministerio de Salud de la Nación, que contiene cursos y herramientas.
Plataforma Virtual de Salud Pública OPS/OMS: plataforma de OPS/OMS para experiencias de cooperación técnica con jurisdicciones y organismos del Estado, otros países de la región, y también la cooperación que permitan compartir la experiencia de trabajo y realizar actividades colaborativas, investigaciones, entrenamientos, etc.
PVS: plataforma virtual del Ministerio de Salud de la Nación, que contiene cursos y herramientas.
Plataforma Virtual de Salud Pública OPS/OMS: plataforma de OPS/OMS para experiencias de cooperación técnica con jurisdicciones y organismos del Estado, otros países de la región, y también la cooperación que permitan compartir la experiencia de trabajo y realizar actividades colaborativas, investigaciones, entrenamientos, etc.
2.2.6. Responsabilidades
Desarrollar las funciones de cada área o sub-área involucrada y de los actores, internos o externos, del proceso. También puede establecerse el grado de responsabilidad en el procedimiento
Ejemplo 1:
Equipo Técnico: Es responsable de la coordinación general y la validación de los informes correspondiente a cada ES que se reciban y hayan sido elaborados por los representantes del nodo de calidad y/o fiscalización de la jurisdicción correspondiente.
Equipo Técnico: Es responsable de la coordinación general y la validación de los informes correspondiente a cada ES que se reciban y hayan sido elaborados por los representantes del nodo de calidad y/o fiscalización de la jurisdicción correspondiente.
Ejemplo 2:
Responsable principal: coordinación XXXX.
Responsables operativos: equipo técnico de evaluación de la Resolución 1744
Responsable secundario: coordinación de la red federal
Responsable principal: coordinación XXXX.
Responsables operativos: equipo técnico de evaluación de la Resolución 1744
Responsable secundario: coordinación de la red federal
2.2.7. Sistemas Informáticos Involucrados
Nombre del sistema y breve descripción de los mismos
• GDE
• SISA
• Red Cap
• SISA
• Red Cap
2.2.8. Desarrollo del procedimiento
Describir por etapas/pasos/fases los distintos momentos de la ejecución de éste, numerando la secuencia ordenada temporalmente de los pasos que lo componen.
Detallar los operadores que intervienen en el proceso y la denominación específica de corresponder, incluyendo la denominación de los sistemas informáticos en los que corren las acciones, así como también los productos esperados.
Ejemplo:
1. Presentación de la solicitud por parte de xx en la plataforma xxx de 1 al 10 de cada mes.
2. Evaluación de la solicitud por equipo técnico de xxx del 10 al 17 de cada mes. Detallar el documento y sistema en que debe cargarse o tramitar.
3. Elaboración de informe técnico preliminar por parte del director de proyecto. Detallar el documento y sistema en que debe cargarse o tramitar
1. Presentación de la solicitud por parte de xx en la plataforma xxx de 1 al 10 de cada mes.
2. Evaluación de la solicitud por equipo técnico de xxx del 10 al 17 de cada mes. Detallar el documento y sistema en que debe cargarse o tramitar.
3. Elaboración de informe técnico preliminar por parte del director de proyecto. Detallar el documento y sistema en que debe cargarse o tramitar
2.2.9. Flujograma
Realizar un flujograma para la rápida consulta del POE que desarrolle la cronología de opciones en la evolución de la tarea con una representación gráfica de dicha secuencia; puede incluir los elementos de entrada y de salida del procedimiento. Se sugiere utilizar https://diagramaweb.com/flujo-ansi/
2.3 Indicadores
Las acciones descriptas y sus resultados deberán contar con elementos de medición con fórmulas establecidas de corresponder, para el monitoreo del procedimiento.
Ejemplo:
N° total de productos finalizados por año
N° productos en vías de finalización/ Total de productos finalizados por año
N° solicitudes anuales del producto/ totales finalizados
Tiempo de desarrollo de cada producto finalizado
Tiempo promedio anual de productos finalizados
Proporción de participantes satisfechos con el producto/lugar
Número total de capacitaciones realizadas en un año
Número total de capacitaciones por provincia
Cantidad de inscriptos en las capacitaciones/ cantidad de cursantes aprobados
N° total de productos finalizados por año
N° productos en vías de finalización/ Total de productos finalizados por año
N° solicitudes anuales del producto/ totales finalizados
Tiempo de desarrollo de cada producto finalizado
Tiempo promedio anual de productos finalizados
Proporción de participantes satisfechos con el producto/lugar
Número total de capacitaciones realizadas en un año
Número total de capacitaciones por provincia
Cantidad de inscriptos en las capacitaciones/ cantidad de cursantes aprobados
2.4 Anexos
Sumar planillas, información, aclaraciones pertinentes, consentimientos, cartas, relacionados con el procedimiento a confeccionar que se describe y se utiliza como referente de consulta. Los instructivos específicos de tareas determinadas podrán incorporarse como anexos, referenciados en el punto correspondiente de la ejecución del procedimiento.
IF-2023-111904179-APN-SSCRYF#MS