1.- Declaración emitida por Autoridad Responsable, es decir, el/la Presidente/a o Apoderado/a legal y el/la Tesorero/a de la biblioteca popular, en carácter de Declaración Jurada, donde se exprese que los fondos recibidos fueron empleados según el fin para el que se ha entregado el dinero. Deberá remitirse una Declaración Jurada por cada Resolución del Ministerio de Cultura que se rinda.

2.- Planilla con el detalle de las erogaciones realizadas, Nº de Factura, Proveedor, tipo de gasto, Importe.

3.- Presentación en original de la documentación contable respaldatoria (facturas, recibos) o en caso de que la misma deba ser guardada por la institución, una fotocopia de los originales autenticados por el/la Presidente/a o Apoderado/a legal y el/la Tesorero/a de la biblioteca popular. Toda la documentación deberá estar firmada por Presidente y Tesorero en el anverso (frente) de la misma y en tinta azul.

La falta de un comprobante sólo podrá ser reemplazada por un informe formalmente escrito, el cual se encuentre avalado por Autoridad Pública Competente, es decir, la Policía del lugar, Juez de Paz, Escribano Público o Intendente. El informe deberá contener todos los motivos que impidieron a la biblioteca popular contar con un comprobante, conjuntamente con los detalles en los que se utilizó el dinero (descripción de los bienes o servicios adquiridos, precio unitario de los bienes o servicios, importe total abonado, y la identidad del vendedor o prestador de servicios, D.N.I., domicilio, nombre o razón social, así como la firma de conformidad de la parte prestadora y de la biblioteca popular).

Requisitos de las facturas o recibos:

1.- No podrán presentar Facturas del tipo A y M.

2.- La Biblioteca solamente podrá presentar Facturas/Recibos del tipo B (Responsable Inscripto) o Facturas/Recibos C de Responsables Monotributo.

A partir del 01/07/2015, de acuerdo lo establecido por la RG (AFIP) 3749, los responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado (IVA), deberán emitir comprobantes (Facturas, recibos, notas de débito/crédito) de manera electrónica (Comprobantes Electrónicos).

Están exceptuados de entregar comprobantes electrónicos quienes emitieran el comprobante fuera de su local comercial o en el domicilio del cliente (por ejemplo: servicio de plomería, electricistas, etc.)

3.- Los comprobantes que se presenten para respaldar los gastos realizados deben tener indicada como fecha de facturación la que se encuentre comprendida entre la fecha de acreditación del subsidio en la cuenta bancaria de la biblioteca popular y la fecha en que se presente la rendición de cuentas.

4.- Las facturas/recibos deberán tener las siguientes características:

• Completados con letra legible.
• Deberán ser llenados todos los espacios con la misma lapicera y la misma letra.
• No se podrá corregir ninguno de los espacios completados, ya sea con correctores líquidos o bien con cintas.
• No podrán presentar roturas y/o daños.
• No podrán presentarse si se encuentran arregladas con parches, tanto de papel, cintas o plastificadas. En caso de duda, no se aceptará como válido dicho comprobante.

• Los datos que deben contener son:

  • Fecha.
  • Nombre de la Biblioteca respetando la personería jurídica.
  • Dirección.
  • CUIT.
  • IVA exento.
  • Detalle de los artículos comprados y los precios que correspondan.
  • Total de la factura.
    Todos estos datos deberás estar escritos con letra legible.

• Verificar que la factura contenga (generalmente se observan al pie):

  • Datos de la imprenta.
  • Fecha de impresión.
  • El Código de Autorización de Impresión (CAI) (Las facturas “C” no lo poseen) o el Código de Autorización Electrónica (CAE).
  • De corresponder (sí se trata de una factura B), la fecha de vencimiento.
    Importante: La fecha que figure en la factura, debe ser posterior a la fecha de impresión y o igual a la fecha de vencimiento.

5.- De acuerdo con la normativa vigente, la CONABIP no contemplará aquellas erogaciones canceladas con tarjetas de crédito.

6.- En caso de tratarse de la compra de libros, es necesario que en la factura se detalle la cantidad de libros que se han adquirido indicando el título de las obras. Asimismo, de comprar libros usados, dañados o de oferta, estos datos deben presentarse discriminados en la factura, indicando el precio de mercado que posean.

7.- Si la compra de libros incluye libros nuevos y otros (usados, dañados y/o de oferta), es necesario que se discriminen las distintas condiciones en la factura. En caso de que la factura no posea todos estos datos, se considerará como válida la presentación de la factura juntamente con la presentación del remito. De no poseer esta documentación, es imprescindible que se presente la nota de inventario de la biblioteca popular. En caso contrario, no se aceptarán los comprobantes.

8.- Si en un comprobante no se encontrasen los datos de los artículos comprados, o bien faltaran datos de la biblioteca (nombre y dirección de la misma), el mismo deberá acompañarse con un remito de la empresa donde conste el detalle de los artículos comprados y los datos completos de la biblioteca.

9.- Las facturas o recibos deben estar firmados por el presidente y el tesorero y tener el sello de la biblioteca, al igual que en las planillas de rendición, en el anverso de la factura/recibo (frente de las facturas/recibos), y no en el dorso de la misma.

10.- Asimismo para los pagos de honorarios con los fondos de subsidios, deberá seguir lo estipulado en la Ley Complementaria Permanente de Ejecución del Presupuesto Nacional - 11.672, t.o.1943 – que, con respecto a la aplicación de subsidios, establece lo siguiente: Artículo 2º — Ninguna institución subvencionada por el Estado, podrá destinar más del cincuenta por ciento (50 %) de la suma que perciba por tal concepto, a la atención de sueldos, viáticos o imputaciones equivalentes.

Requisitos de los tickets:

1.- Deben encontrarse sin enmiendas ni tachaduras. Es decir:

• Deberán ser legibles.
• No se podrá corregir ninguno de los espacios completados, ya sea con correctores, líquidos o bien con cintas.
• No podrán estar rotos o dañados.
• Deberá tener impreso el controlador fiscal (CF DGI). En caso de duda, no se aceptará como válido dicho comprobante.

2.- Deben contener todos los datos:

• Fecha.
• Dirección.
• CUIT.
• IVA exento.
• Detalle de los artículos comprados con su correspondiente precio.
• Importe total abonado.